Reisekosten im Ausland richtig abrechnen

Reisekosten im Ausland richtig abrechnen

Reisekosten, die mit einem beruflich bedingten Auslandsaufenthalt in Zusammenhang stehen, erstattet Dein Arbeitgeber oder Du setzt sie als Werbungskosten in Deiner Einkommensteuererklärung ab. Dazu gehören die Verpflegungs-, Übernachtungs- und Fahrtkosten sowie die Reisenebenkosten. Für jede Kostenart hat der Gesetzgeber eigene Abrechnungsvorschriften erlassen, die als nützliche Reisetipps für einen beruflichen Auslandsaufenthalt näher erläutert werden sollen.

Was ist beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit?

Seit einigen Jahren gehören Fahrtätigkeiten zu unterschiedlichen Einsatzorten oder Dienstreisen zu Schulungen oder Ausstellungen zum Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Diese sind keineswegs mit der täglichen Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zu verwechseln. Auch Auslandseinsätze mit mehr als drei Monaten Dauer unterliegen besonderen Bestimmungen. Damit Du beispielsweise Verpflegungskosten geltend machen kannst, muss die Dauer der Abwesenheit mindestens acht Stunden betragen. Außerdem sind die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung in den einzelnen Ländern unterschiedlich. Diese finden sich neben den landesspezifischen Reisetipps im Internet. Verschiedene Städte wie London, Rom oder Paris besitzen aufgrund der höheren Preise vom jeweiligen Land abweichende Kostensätze.

Verpflegungskosten rechnet das Finanzamt grundsätzlich als Pauschale ab, unabhängig vom eigentlichen Betrag und dem Vorhandensein eines Beleges. Dagegen kannst Du die tatsächlich entstandenen Kosten für die Nutzung einer Unterkunft zur Übernachtung bei der Reisekostenabrechnung ansetzen. Da in vielen Hotels und Pensionen das Frühstück bereits im Übernachtungspreis enthalten ist, ist der erstattungsfähige Betrag für die Übernachtung entsprechend geringer. Das Frühstück ist bereits mit der Verpflegungspauschale abgegolten.

Für Fahrtkosten rechnest Du entweder die tatsächlich entstandenen Kosten ab oder setzt Pauschalen auf der Basis der gefahrenen Kilometer an. Diese Regelung gilt für öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Bus oder Flugzeug ebenso wir für das eigene Auto. Fahrten mit Dienstfahrzeugen darfst Du nicht abrechnen, da Dir als Arbeitnehmer keinerlei Kosten entstehen. Nebenkosten wie Maut- oder Parkgebühren, Kosten für die Nutzung innerstädtischer öffentlicher Verkehrsmittel und Gepäckkosten kannst Du als Reisekosten geltend machen.

Sammeln von Belegen und Quittungen

Rechnest Du die Reisekosten ab, ist es wichtig, dass Du sämtliche Ausgaben, insbesondere die Fahrt- und Übernachtungskosten anhand von Belegen nachweist. Außerdem ist die Erstellung einer Reisekostenabrechnung, die neben Ziel, Anlass und Dauer der Auslandsreise auch die einzelnen Kosten und deren Abrechnung enthalten sollte, zu empfehlen. Die Belege und Quittungen fügst Du der Reisekostenabrechnung bei.

Eine detaillierte Reisekostenabrechnung bei Auslandsreisen bildet nicht nur die Grundlage für die Berechnung der Erstattung durch die Buchhaltung, sie stellt auch im Fall einer Lohnsteuerprüfung ein wichtiges Dokument dar. Die Aufwendungen sind bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei, darüber hinausgehende Erstattungen werden pauschal so versteuert, dass keine Sozialversicherung gezahlt werden muss.

Foto:  © Tatjana Balzer – Fotolia.com

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